Jak przechowywać dokumenty?
Chyba każdy z nas był w sytuacji, w której musieliśmy natychmiast znaleźć ważną umowę, wyniki badań albo dowód zakupu sprzętu, i jak na złość – nigdzie ich nie było. To nie tylko duży stres, ale i spory kłopot. Siła jednej kartki bywa ogromna! Mamy dla Ciebie sposób, który sprawi, że w Twoich papierach zapanuje ład i porządek – a Ty zaoszczędzisz sporo nerwów.
Które dokumenty przechowywać?
Wiesz, że niektóre dokumenty trzeba przechowywać przez lata – jak na przykład PIT-y czy karty gwarancyjne. Inne zwyczajnie lubisz mieć pod ręką, żeby ułatwić sobie życie. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić, czy poprawiły się Twoje wyniki badań albo kiedy mija termin opłacenia OC samochodu. Poza tym warto też wspomnieć o papierach, które chcesz zachować na długie lata, bo stanowią dla Ciebie cenną pamiątkę. Do tej kategorii należą na przykład rysunki dzieci, zdane na szóstkę kolokwium lub paragon za zakupy za pierwszą w życiu wypłatę.W praktyce jednak wiele osób nie ma jednego, wyznaczonego miejsca na ważne dokumenty. Paragony wrzucają do torebki, gdzie kłębią się razem z ładowarką, bilonem i szczotką, rachunki leżą w rozdartych kopertach na wierzchu a notatka o wywiadówce dziecka zaginęła gdzieś w samochodzie. Wizja uporządkowania ich może przerastać, bo nie wiadomo, w jaki sposób można je podzielić i zorganizować. Okazuje się jednak, że trzymając się kilku zasad możesz niedużym nakładem pracy odzyskać kontrolę nad papierami.
Jak podzielić papiery? Policz do trzech!
Pierwszym, kluczowym krokiem jest podzielenie dokumentów na minimum trzy kategorie:
- Dokumenty, które koniecznie musisz archiwizować w domu,
- Papiery, które możesz przechowywać, bo mogą się przydać,
- Pamiątki, które zwyczajnie chcesz mieć schowane na lata.
Postaraj się znaleźć wszystkie dokumenty i zbierz je w jednym miejscu. Przejrzyj szuflady, biurka, torebki i walizki, skrytki w samochodzie i… komputer, bo może okazać się, że warto coś z niego wydrukować.Zastanów się, czy części Twoich dokumentów nie ma w domu rodzinnym, a jeżeli zorientujesz się, że jakieś zaginęły – sprawdź gdzie i kiedy możesz zamówić duplikat.
Co możesz wyrzucić?
Kiedy już wszystkie rachunki, umowy, akta i wyciągi będą w jednym miejscu – czas na przejrzenie ich i posegregowanie. Ustal reguły, według których pozostawisz część dokumentów – wskazówki na temat tego, które z nich trzeba przechowywać 3, 5 lub 10 lat znajdziesz poniżej. Jeżeli masz pewność, że jakiś rachunek już się nie przyda, albo uznasz, że wolisz dostawać wyciągi bankowe drogą elektroniczną – to świetny moment na zniszczenie ich. Jeszcze więcej o tak zwanym “declutteringu”, czyli pozbywaniu się niepotrzebnych rzeczy, przeczytasz tutaj:
Jak wybrać odpowiedni system?
Planując system przechowywania dokumentów, musisz pamiętać o tym, by spełniał trzy podstawowe funkcje:
- dokumenty powinny znajdować się w jednym, przeznaczonym do tego miejscu – szafie, szufladzie lub na półce,
- pokierowanie innej osoby tak, by znalazła dokumenty za Ciebie, musi być proste,
- musi istnieć możliwość bezproblemowego dodania nowych dokumentów lub kategorii bez konieczności tworzenia systemu organizacyjnego na nowo.
Wydziel foldery i podfoldery
Jeżeli udało Ci się już znaleźć odpowiednią szafkę, pozbyć zbędnych papierów i zebrać te potrzebne w jedno miejsce – czas na kolejny krok, jakim jest wydzielenie poszczególnych folderów. Dla ułatwienia – możesz myśleć o tym jak o układzie plików w komputerze.
- Dokumenty z banku: przemyśl, czy na pewno potrzebujesz mieć wydrukowane niektóre dokumenty z banku, jak oferty handlowe czy wyciągi bankowe. Jeżeli masz kredyt, przechowuj umowy kredytowe i potwierdzenia płatności kolejnych rat tak długo, aż nie spłacisz całej kwoty.
- Dokumentacja medyczna: nigdy nie wiesz, czy wyniki badań nie okażą się za jakiś czas przydatne. Podobnie w przypadku potwierdzenia szczepień i innych przebytych zabiegów.
- Gwarancje i dokumenty zakupu: tak długo, jak obowiązuje gwarancja – warto ją przechowywać wraz z dowodem zakupu. Jeżeli obawiasz się, że po kilku miesiącach rachunek będzie mało czytelny, zrób elektroniczny skan takiego dokumentu.
- Rachunki: za prąd, wodę, gaz i inne tego typu dokumenty powinno przechowywać się przez okres 3 lat.
- Ubezpieczenia: umowy ubezpieczeniowe trzyma się przez cały czas ich ważności. Polisa mieszkaniowa ważna jest rok, warto jednak trzymać ją przez 3 lata na dowód płatności składek. W przypadku OC – rekomendujemy przechowywanie dokumentów z nim związanych przez 10 lat na wypadek konieczności udowodnienia bezszkodowej jazdy.
- Dokumenty szkolne: matura, świadectwo ukończenia szkoły średniej i wyższej, potwierdzenia odbycia szkoleń, kursów i certyfikatów. Zabezpiecz je i przechowuj, najlepiej z duplikatem.
- Dokumenty rozliczeń: PITy, dowody korzystania z ulg, faktury – przechowuje się je przez 5 lat od końca roku podatkowego.
- Akta: metryka chrztu, akt zgonu, akt urodzenia, ślubu. Należy trzymać je w bezpiecznym miejscu przez całe życie.
- Pamiątki: przechowuj je tak długo, jak chcesz, ale koniecznie je opisz. To, że teraz pamiętasz, że dziecko narysowało Ci laurkę na dzień mamy w wieku 4 lat, nie oznacza, że za 15 lat nie zapomnisz, co to była za okazja.
Potrzebne gadżety do organizacji
Uff, najtrudniejsze już za Tobą! Teraz czas na znacznie przyjemniejszą część organizacji – czyli wybór najlepiej dopasowanych gadżetów i dodatków. Co Ci się przyda?
- Bindery: to podstawa! Każdy możesz odpowiednio opisać i przeznaczyć na konkretną kategorię dokumentów. Będą bezpieczne, nie pogniotą się, a odpowiednie segregatory pozwolą łatwo odnaleźć się w gąszczu papierów.
- Koszulki i wkłady do segregatora: dzięki nim nie będziesz musiał_a robić dziur w dokumentach, a do tego niestraszna im będzie wilgoć. Mogą też pełnić funkcję podfolderów.
- Kolorowe karteczki i inne znaczniki: żeby jeszcze prościej odnaleźć się w swoim systemie organizacyjnym. Nie zapomnij o umieszczeniu na pierwszej stronie legendy.
- Markery: jeżeli potrzebujesz coś zakreślić albo oznaczyć kolorem na poszczególnych stronach.
Binder na dokumenty musi wytrzymać lata – a czasami również i przeprowadzki. Warto wybrać model zamykany, który w razie potrzeby można zabezpieczyć plombą – szczególnie w przypadku dokumentów medycznych czy informacji finansowych.
Przydatna jest również funkcja personalizowania segregatorów za pomocą własnych naklejek i opisów. Dzięki temu poruszanie się po dokumentach będzie intuicyjne i dla Ciebie, i dla innych osób.
Ostatnią, kluczową sprawą jest design. Wybierz takie, które nie przewracają się, można je przechowywać zarówno w pionie, jak i poziomie.
Te wszystkie cechy łączy w sobie segregator NewBinder – sprawdź, jak łatwe stanie się przechowywanie w nim dokumentów!
Trzymaj się swojego systemu
I teraz najważniejsze – kiedy zrobisz już porządek, postaraj się jak najszybciej wprowadzić w życie nowe zasady. Gdy dostaniesz nowy rachunek, podpiszesz umowę albo kupisz nowy głośnik, od razu włóż odpowiednio opisane dokumenty w odpowiednie miejsce, aby znów nic się nie nawarstwiło.